Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten Mailfront beim Besuch der Website, bei der Nutzung von Konto, E-Mail, Webmail und Chat sowie als eingeladene Person im Chat verarbeitet.

1. Verantwortlicher

Asanger OÜ
Järvevana tee 9, 11314 Tallinn, Estland
Vertreten durch Thomas Asanger
E-Mail für Datenschutzanfragen: info@mailfront.biz

2. Rollen

• Website, Registrierung, Konto, Abrechnung, Support, Missbrauchsschutz: Hier sind wir Verantwortlicher.
• Inhalte von Postfächern und Chats unserer Kunden (E-Mails, Nachrichten, Anhänge, Kontakte): Diese verarbeiten wir zur Erbringung des Dienstes für den jeweiligen Kunden. Ist der Kunde ein Unternehmen, verarbeiten wir sie in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO); Ansprechpartner für betroffene Personen ist dann zunächst der Kunde.

3. Hosting und Serverstandort

Website, Anwendung, Datenbank, Mailserver und Dateiablage betreiben wir auf Servern von Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1). AWS verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter.

4. Besuch der Website

Server- und Anwendungsprotokolle

Beim Aufruf verarbeiten wir technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Das dient der Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle bewahren wir nur so lange auf, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

Reichweitenmessung ohne Cookies

Um zu verstehen, wie viele Besuche zur Registrierung führen, zählen wir fünf Ereignisse: Aufruf der Startseite, der Chat-Seite und der Preisseite, Beginn und erfolgreicher Abschluss der Registrierung. Übermittelt werden nur der Ereignisname und die Sprache der Seite. Gespeichert wird ausschließlich eine Tageszahl je Ereignis und Sprache. Es werden keine Cookies gesetzt, keine Kennungen gebildet und weder IP-Adressen, Formulareingaben, E-Mail-Adressen noch Inhalte gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung unseres Angebots). Auf Ihr Endgerät wird dafür nicht zugegriffen.

Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies und binden keine Analyse- oder Werbedienste Dritter ein. Technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG) sind:

• Anmeldedaten und Einstellungen (Sprache, Darstellung) im lokalen Speicher Ihres Browsers,
• bei „Angemeldet bleiben“ ein sicheres, nur für den Server lesbares Cookie mit einer Laufzeit von bis zu 90 Tagen,
• für eingeladene Chatpersonen ein Sitzungs-Cookie mit einer Laufzeit von 30 Minuten,
• ein Service Worker für die installierbare App; Chatinhalte und Anhänge werden dabei nicht dauerhaft auf dem Gerät gespeichert.

5. Registrierung, Konto und Testphase

Für Registrierung und Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, optional die Firma, Sprache, Rechnungsname, -anschrift, Land und gegebenenfalls USt-IdNr., ein Passwort-Hash, das Ende der Testphase sowie Anmeldeereignisse mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung zum Schutz Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Anmeldeprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Den Einrichtungslink senden wir über unseren eigenen Mailserver; er ist 24 Stunden gültig.

Wird ein Konto gelöscht, entfernen wir Postfächer, Domains, Chats und Anhänge nach einer Übergangsfrist von in der Regel 30 Tagen. Rechnungen und Buchungen bewahren wir für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

6. Zahlungen und Rechnungen

Guthaben laden Sie über einen Zahlungsdienstleister auf: Stripe Payments Europe, Limited (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland) oder Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande), je nachdem, welcher Anbieter im Konto angeboten wird. Ihre Zahlungsdaten gibt der Dienstleister direkt ein und verarbeitet sie in eigener Verantwortung. Wir erhalten Betrag, Status und eine Zahlungsreferenz. Beim eingebetteten Stripe-Checkout lädt die Kontoseite Skripte von Stripe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

7. E-Mail und Webmail

Wir speichern E-Mails, Anhänge, Ordner, Kontakte, Signaturen und Einstellungen Ihrer Postfächer sowie Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus. Eingehende E-Mails prüfen wir automatisiert auf Spam (Rspamd) und Schadsoftware (ClamAV). Ausgehende E-Mails signieren wir mit DKIM. Externe Bilder in E-Mails lädt das Webmail erst nach Ihrer Freigabe.

8. Chat

Welche Daten verarbeitet werden

• Profile: sichtbarer Name oder Firmenname und eine eindeutige Profiladresse; bei externen Personen deren E-Mail-Adresse.
• Teilnahmen: wer an einer Unterhaltung teilnimmt, Rolle, Beitrittszeitpunkt, ab wann der Verlauf sichtbar ist, Lese- und Archivstatus.
• Nachrichten: Text, Zeitpunkt, Absender, Reaktionen, Zustell- und Lesestatus; bei Bearbeitungen begrenzt die vorherige Fassung.
• Anhänge: Dateien (bis 10 MB je Datei) und daraus erzeugte kleine Vorschaubilder für Bilder und Videos.
• E-Mail-Kontext: bei „Im Chat besprechen“ ein Verweis auf die E-Mail mit Betreff und Absender. Teilnehmer ohne Zugriff auf das Postfach sehen diese Angaben nicht.
• Einladungen und Links: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Zeitpunkt und Zustellstatus. Chatlinks speichern wir nur als Prüfwert; sie sind 24 Stunden gültig.
• Sitzungen eingeladener Personen: ein gerätebezogenes Sitzungs-Cookie mit 30 Minuten Laufzeit.
• Benachrichtigungen: Benachrichtigungs-E-Mails an externe Personen vom Absender chat@notify.mailfront.biz mit Profilname, Profiladresse und Link, ohne Chatverlauf und ohne Anhänge; Abmeldungen, Rückläufer und Beschwerden.
• Push-Benachrichtigungen: wenn Sie sie auf einem Gerät aktivieren, die Push-Adresse Ihres Browsers.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Chatdaten, um den Chat für unsere Kunden bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. im Auftrag des Kunden). Eingeladene Personen erhalten Einladung und Benachrichtigungen, weil ein Kunde sie zu einer Unterhaltung eingeladen hat; Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an der Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Abmeldungen, Rückläufer und Beschwerden speichern wir zum Schutz vor Missbrauch und zur Einhaltung Ihres Widerspruchs (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Wer Chats sehen kann

Unterhaltungen sind nur für ihre Teilnehmer sichtbar. Jeder Login hat einen eigenen privaten Chatzugang. Es gibt keine Funktion, mit der Verwaltung, Administratoren oder wir fremde Chats lesen. Die Übertragung ist TLS-verschlüsselt; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht nicht.

Push-Dienste

Push-Benachrichtigungen werden über den Push-Dienst des Herstellers Ihres Browsers zugestellt (zum Beispiel Google, Mozilla, Apple oder Microsoft); dabei kann eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU stattfinden. Die Benachrichtigung enthält nur den Hinweis „Neue Nachricht“, einen Verweis auf die Unterhaltung und die Zahl ungelesener Unterhaltungen – keinen Nachrichtentext, keinen Absender und keine Anhänge. Sie können Push jederzeit in der App oder im Browser deaktivieren.

Speicherdauer im Chat

• Nachrichten und Anhänge bleiben gespeichert, bis die Unterhaltung endgültig gelöscht oder das Konto gelöscht wird. Archivieren löscht nichts.
• Endgültiges Löschen entfernt Texte, frühere Fassungen, Anhänge, Vorschaubilder, Reaktionen und E-Mail-Verweise sofort und macht Chatlinks und Sitzungen ungültig. Erhalten bleibt eine minimale technische Löschspur (Kennung, Zeitpunkt, löschender Teilnehmer, Grund).
• Benachrichtigungsereignisse und Push-Zustelldaten löschen wir nach 30 Tagen.
• Abmeldungen, Rückläufer und Beschwerden bleiben gespeichert, solange sie zum Schutz vor Missbrauch oder zur Beachtung Ihres Widerspruchs erforderlich sind.

9. Support

Supportanfragen speichern wir mit dem Verlauf in Ihrem Konto. Für eine erste automatische Antwort kann die Anfrage zusammen mit den für die Beantwortung nötigen Kontoinformationen an Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, USA) übermittelt werden, das als Auftragsverarbeiter ein KI-Modell bereitstellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

10. Empfänger und Drittländer

Empfänger sind die genannten Dienstleister (AWS, Stripe oder Mollie, Anthropic, Push-Dienste der Browserhersteller) sowie bei Chat-Einladungen die eingeladenen Personen. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur bei Anthropic und gegebenenfalls bei Push-Diensten; sie stützt sich auf einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts oder unseres Sitzes. Wenden Sie sich für Ihre Anliegen an info@mailfront.biz.

12. Sicherheit

Verbindungen zu Website, Webmail, Chat, IMAP und SMTP sind TLS-verschlüsselt. Zugriffe prüfen wir bei jeder Anfrage gegen Mandant und Teilnahme. Passwörter speichern wir nur als Hash, Chatlinks nur als Prüfwert.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienste oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 11. Oktober 2026